Contenuto
- Software di gestione dei progetti, Meet the Cloud
- I vantaggi del software cloud
- Nessun bug, nessuno stress: la tua guida passo passo alla creazione di software che ti cambia la vita senza distruggere la tua vita
- Qual è il rischio?
- Dove funziona il software Cloud PM
- Una piccola ricerca, uno strumento eccellente
Fonte: Rawpixel / iStockphoto
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Il software di gestione dei progetti cloud consente la collaborazione e riduce i costi, ma non è privo di insidie.
L'ufficio veramente portatile non è solo possibile, ma sta rapidamente diventando la norma per molte aziende. I dispositivi portatili sono stati un grande passo verso la realtà di lavorare ovunque, e ora il cloud computing ha rimosso la barriera finale. Con il software di gestione dei progetti ospitato nel cloud, puoi avere tutto ciò di cui hai bisogno a portata di mano, ovunque ti trovi.
Naturalmente, ogni tecnologia ha i suoi vantaggi e svantaggi. In questo articolo, dai un'occhiata a come le aziende possono spostare la loro gestione dei progetti nel cloud, chi può trarne vantaggio e quali insidie rimangono ancora per questa soluzione software elevata. (Per alcune letture di base, controlla Project Management 101.)
Software di gestione dei progetti, Meet the Cloud
Il software di gestione dei progetti coordina e automatizza molte delle funzioni più noiose della gestione dei progetti. La maggior parte di questi programmi software include grafici e generazione di diagrammi di Gantt, assegnazione di attività, schede orarie e pietre miliari. Le versioni più avanzate possono anche regolare le risorse, monitorare i budget, tenere traccia delle spese e calcolare i costi.
E il cloud? Questo metodo di lavoro prevede l'utilizzo di programmi e la memorizzazione di dati tramite una connessione Internet. Il software cloud è ospitato dal provider su server remoti, anziché essere installato fisicamente sui computer di un'azienda. Microsoft OneDrive, Dropbox e la tua libreria digitale Amazon Kindle sono esempi di cloud storage. (Per saperne di più sui vantaggi generali del cloud computing, leggi Una guida per principianti al cloud: cosa significa per le piccole imprese.)
I vantaggi del software cloud
Il software cloud presenta numerosi vantaggi. Uno dei principali vantaggi per la gestione dei progetti è la condivisione semplicissima. Poiché il software è ospitato nel cloud, un intero team aziendale può accedere in qualsiasi momento alle attività, alle pianificazioni e agli aggiornamenti più recenti, il che rende il software cloud ideale per i viaggi e la collaborazione in tempo reale.
A proposito di accesso, un altro grande vantaggio del software cloud è la portabilità. È sufficiente una connessione Internet per accedere al programma sempre e ovunque, da qualsiasi dispositivo, incluso un computer desktop, laptop, smartphone o tablet.
Ci sono anche costi e tempi da considerare. Il software PM installato tradizionale può costare migliaia e può richiedere aggiornamenti hardware. L'installazione e gli aggiornamenti non sono solo costosi, ma rallentano anche la distribuzione. Il software cloud, d'altra parte, non richiede installazione, solo un login e una password per accedere all'ultima versione del software. La struttura dei prezzi è anche molto più semplice con un budget aziendale, poiché la maggior parte dei software di gestione dei progetti cloud viene venduta come software as a service (SaaS) basato su abbonamento. Ciò significa pagamenti mensili bassi anziché centinaia o migliaia in anticipo. Inoltre, la maggior parte dei software di gestione dei progetti non richiede un impegno a lungo termine.
In poche parole, l'utilizzo del cloud affronta le seguenti sfide, che tutti i tipi di aziende devono affrontare, sia che si occupino di architettura, edilizia o telecomunicazioni:
Nessun bug, nessuno stress: la tua guida passo passo alla creazione di software che ti cambia la vita senza distruggere la tua vita
Non puoi migliorare le tue capacità di programmazione quando a nessuno importa della qualità del software.
- Ritardi nella distribuzione, problemi di fuso orario
Con il servizio cloud, tutti possono accedere ai dati dell'azienda da un laptop, PC, smartphone o tablet da qualsiasi luogo ci sia una connessione Internet affidabile. - Collaborazione al progetto
Dimentica gli ingombranti, i dipendenti possono lavorare su un progetto sul cloud e inviare le modifiche che saranno disponibili per il resto del gruppo in pochi minuti. Ciò consente a dipendenti diversi di lavorare quasi in tempo reale, proprio come se fossero nella stessa stanza. - di riserva
Avendo documenti nel cloud, le aziende sono protette da guasti hardware e software. - Spazio di archiviazione illimitato
Il cloud non esaurisce mai lo spazio ed è accessibile da quasi ovunque. Ciò consente alle aziende di archiviare i file, consentendo ai membri del team di continuare ad accedervi in futuro, anche da remoto.
Qual è il rischio?
C'è sempre un problema, vero? Nonostante i suoi punti di forza, il software di gestione dei progetti cloud presenta alcuni svantaggi. Il principale tra questi è la sicurezza, che è un rischio intrinseco per qualsiasi transazione online. (Maggiori informazioni sui rischi per la sicurezza in The Dark Side of the Cloud.)
Da quando il software cloud ha iniziato a crescere in popolarità, le aziende hanno citato la sicurezza come preoccupazione principale. Dopotutto, usare il cloud significa archiviare tutti i dati di un'azienda - che possono includere segreti commerciali, dati sensibili dei clienti e informazioni sull'azienda - su server di qualcun altro. Tali server potrebbero essere vulnerabili a hacker, virus o persino a catastrofi naturali o furti fisici.
Fortunatamente, i fornitori di software cloud sono consapevoli di questi rischi e la maggior parte utilizza la migliore sicurezza disponibile per proteggere i propri server e i dati dei propri clienti. Dopotutto, senza clienti soddisfatti, i fornitori di servizi cloud non sarebbero in affari. Inoltre, la sicurezza del cloud è migliorata nel tempo ed è probabile che continui a farlo man mano che i fornitori di cloud escogitano nuove soluzioni per proteggere i dati dei loro clienti.Anche così, le aziende dovrebbero scoprire quali procedure e protocolli di sicurezza sono in atto prima di abbonarsi a qualsiasi servizio software cloud.
I tempi di fermo sono un altro potenziale problema. Se il provider cloud incontra problemi tecnici, i suoi client non saranno in grado di accedere ai propri dati. Secondo l'International Working Group on Cloud Computing Resiliency, il tempo di attività dei fornitori di cloud variava tra il 99,6% e il 99,9%, per una media di 7,5 ore di tempo non disponibile all'anno. Sembra abbastanza buono, ma IWGCR afferma che è molto lontano dall'affidabilità del 99,99 per cento richiesta da un sistema mission-critical. Molti grandi fornitori di software cloud - e anche alcuni più piccoli - hanno garanzie di uptime, quindi le aziende dovrebbero cercare quella che comporta il minor rischio. E, naturalmente, è necessario eseguire il backup anche dei dati più importanti.
Dove funziona il software Cloud PM
Mentre le grandi aziende tendono ad attenersi al più tradizionale software PM installato, le versioni cloud vengono accettate da aziende che non dispongono di budget IT da un milione di dollari. I bassi costi iniziali, l'investimento minimo o inesistente nell'infrastruttura IT, le tariffe pay-as-you-go e l'accesso ovunque al software cloud sono ideali per:
- Startup e imprenditori
- Piccole e medie imprese
- Aziende virtuali con team geograficamente diversificati
- Responsabili di progetto freelance
Naturalmente, non tutti i software di gestione dei progetti sono uguali. Le aziende dovranno trovare software con funzionalità per soddisfare le loro esigenze specifiche ed evitare campane e fischietti aggiuntivi che possono aumentare il prezzo dell'abbonamento.
Una piccola ricerca, uno strumento eccellente
Il software di gestione dei progetti cloud può essere uno strumento eccellente per molte aziende. Può risparmiare tempo e denaro nella gestione dei progetti e fornire la comodità e la flessibilità di lavorare nel cloud. Come tecnologia più recente, la gestione dei progetti cloud ha ancora alcune insidie da superare. Ma questo servizio sta diventando sempre più essenziale per molti tipi di imprese, che guideranno l'innovazione e il miglioramento necessari per perfezionare questo strumento nei prossimi anni.